Wie kann ich elektronisch signierte Dokumente markieren?
Mit Markierungen oder Notizen können Sie elektronisch signierte Dokumente anderer Organisationen in die Ablage Ihrer Organisation übernehmen und auch zu einem späteren Zeitpunkt wiederfinden. Eine solche Markierung wird beispielsweise verwendet, um im Rahmen eines Schulaufnahmeprozesses vorgelegte Dokumente zu speichern. Dies hat den wertvollen Nebeneffekt, dass das selbe Dokument nicht mehrmals für eine Schulanmeldung genutzt werden kann, weil die Markierung Aufnahme vorgemerkt auch für andere Organisationen sichtbar ist.
Bei der Funktion Notiz erfassen können Sie Notizen zum Dokument nur für die eigene oder auch andere Organisationen sichtbar machen.
Hinweis: Bei der Validierung eines Dokuments sehen alle Organisationen etwaige geteilte Markierungen oder Notizen anderer Organisationen.
Direktorinnen und Direktoren sowie autorisierte Bedienstete können alle markierten Dokumente ihrer Organisation anzeigen und Markierungen oder Notizen hinzufügen. Um alle markierten Dokumente anzuzeigen, öffnen Sie die Option Markierte Dokumente im Widget Amtssignierte Dokumente & Zustellungen am Dashboard des Bildungsportals.
Alle markierten Dokumente Ihrer Organsiation werden angezeigt.
Ein Dokument markieren
Derzeit gibt es nur die Markierung Aufnahme vorgemerkt, mit der Sie festhalten, das ein bestimmtes Dokument bei Ihrer Organisation im Rahmen eines Aufnahmeprozesses vorgelegt wurde. Um ein Dokument zu markieren, klicken Sie auf Aufnahme vorgemerkt.
Hinweis: Nur Direktorinnen und Direktoren sowie autorisierte Bedienstete können Dokumente markieren.
Die Markierung eines Dokuments entfernen
Eine Notiz hinzufügen
Um eine Notiz hinzuzufügen, öffnen Sie das Dokument über die Validierung oder indem Sie das Dokument in der Tabelle Markierte Dokumente auswählen.
Im Formular Notiz erfassen können Sie sich entscheiden, ob die Notiz für meine Organisation oder für alle Organisationen sichtbar sein soll. Geben Sie im Notizenfeld ihre Notiz ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Speichern.
Interne Notizen werden in der Tabelle Markierte Dokumente mit dem durchgestrichenen Auge Symbol gekennzeichnet. Organisationsübergreifende Notizen werden mit dem Auge-Symbol gekennzeichnet. Mit Klick auf das Auge-Symbol können Sie die Notiz entsprechend umwandeln.
Eine Notiz entfernen
