Wie nutze ich die hybride nachweisliche Zustellung?

Mit der hybriden nachweislichen Zustellung können Schulen Dokumente wie gewohnt in Papierform ausgeben und den unterschriebenen Rückschein anschließend digital im Bildungsportal hinterlegen. Das Dokument selbst wird über das Amtssignaturservice signiert, der Rückschein ist automatisch mit dem passenden Dokument verknüpft. So bleibt der bewährte Ablauf an der Schule erhalten, während die Nachweise zentral, vollständig und jederzeit abrufbar gespeichert sind.

Wichtig: Die Bereitstellung eines Dokuments im Bildungsportal, etwa im "Persönlichen Archiv", stellt derzeit keine nachweisliche Zustellung in der Qualität eines RSa- oder RSb-Briefs dar. Nachweislich zugestellt ist ein Dokument nur dann, wenn entweder der unterschriebene Rückschein in Papierform vorliegt oder das Dokument manuell per RSa- bzw. RSb-Brief versendet wird. Die hybride nachweisliche Zustellung unterstützt den ersten Weg: Ausgabe und Unterschrift erfolgen analog, Ablage und Übersicht digital.

Welche Vorteile bietet die hybride nachweisliche Zustellung?

• Zentrale Übersicht: Es ist auf einen Blick ersichtlich, ob für alle nachweislich zuzustellenden Dokumente tatsächlich eine Bestätigung eingelangt ist. Die Schulleitung und von ihr berechtigte Personen sehen dies schulweit in der Übersicht "Alle Dokumente", jede Lehrperson für die eigenen Schüler/innen unter "Meine Dokumente".
• Rechtssicherheit: Der Rückschein wird vom System erstellt und enthält alle gesetzlich vorgesehenen Angaben. Unvollständige oder selbst gestaltete Abschnitte gehören damit der Vergangenheit an.
• Nichts geht verloren: Unterschriebene Abschnitte werden digital hinterlegt und können nicht mehr in Schultaschen, Klassenbüchern oder Ablagen verschwinden.
• Sofortiger Zugriff, auch nach Monaten: Wird ein Nachweis benötigt, etwa in einem Rechtsmittelverfahren, kann der Rückschein sofort im Bildungsportal abgerufen werden. Eine Suche in der physischen Ablage ist nicht notwendig.

Wie kann der Ablauf an der Schule aussehen?

In beiden Varianten wird das Dokument samt Rückschein von der Lehrperson, etwa dem Klassenvorstand, selbst an die Schüler/innen ausgegeben. Die Vorgaben des § 72 Abs. 2 SchUG sind damit gewährleistet. Die Varianten unterscheiden sich darin, wer die Dokumente hochlädt, ausdruckt und die unterschriebenen Rückscheine einscannt.

Variante 1: Zentraler Ablauf über die Schulverwaltung am Standort

1. Die Schulverwaltung am Standort lädt die Dokumente, beispielsweise aus Sokrates, mit der Option "Nachweisliche Zustellung" im Bildungsportal zur Signatur hoch.
2. Die Schulleitung oder eine von ihr berechtigte Person bringt die Signatur an.
3. Die Schulverwaltung am Standort druckt die Rückscheine der signierten Dokumente aus und übergibt diese.
4. Die Schüler/innen geben den unterschriebenen Rückschein ab.
5. Eine Person in der Verwaltung scannt beispielsweise einmal täglich alle eingelangten Rückscheine gesammelt ein und lädt sie als eine einzige PDF-Datei hoch. Die Zuordnung zu den einzelnen Dokumenten erfolgt automatisch.
6. Fehlende Rückscheine sind in den Übersichten sofort ersichtlich. Schulleitung sowie von dieser berechtigte Personen können im Bildungsportal unter "Alle Dokumente" nachvollziehen, bei welchen Schüler/innen der Rückschein noch fehlt.

Diese Variante empfiehlt sich als Prozess für die gesamte Schule, insbesondere für größere Schulen und für Zeiträume mit vielen Zustellungen wie am Semester- bzw. Schuljahresende. Da Hochladen, Signatur und Ausdruck zentral koordiniert werden, ist für alle Beteiligten klar, wann die Dokumente zur Ausgabe bereitstehen. Das ist vor allem bei fristgebundenen Entscheidungen wesentlich.

Variante 2: Ablauf durch die einzelne Lehrperson

1. Die Lehrperson lädt die Dokumente mit der Option "Nachweisliche Zustellung" im Bildungsportal zur Signatur hoch.
2. Die Schulleitung oder eine von ihr berechtigte Person bringt die Signatur an.
3. Die Lehrperson druckt die Rückscheine aus und gibt sie an die Schüler/innen aus.
4. Die Schüler/innen geben den unterschriebenen Rückschein bei der Lehrperson ab.
5. Die Lehrperson scannt die Rückscheine selbst ein, in der Regel gesammelt als eine PDF-Datei mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät. Alternativ ist auch ein Scan einzelner Rückscheine mit dem Smartphone möglich.

Bitte beachten: Zwischen dem Hochladen und der Signatur durch die Schulleitung bzw. berechtigte Personen kann ein Zeitraum liegen, den die Lehrperson selbst nicht beeinflussen kann. Für fristgebundene Entscheidungen, insbesondere am Schuljahresende, wird daher der zentrale Ablauf nach Variante 1 empfohlen.

Was ist bei Fristen zu beachten?

Die Zustellung ist erst mit der Übernahme durch die Empfänger/innen bewirkt, die am Rückschein bestätigt wird. Erst ab diesem Zeitpunkt laufen Fristen wie die Widerspruchsfrist. Je länger ein Rückschein bei den Empfänger/innen verbleibt, desto später beginnen diese Fristen zu laufen.

Es empfiehlt sich daher, eine kurze Frist für die Rückgabe festzulegen. Für Dokumente, deren Rückschein bis dahin nicht eingelangt ist, kann die Zustellung per RSb-Brief erfolgen. Die Übersichten im Bildungsportal zeigen dabei auf einen Blick, bei welchen Dokumenten der Rückschein noch fehlt.

Was ist beim Hochladen des Dokuments zu beachten?

Damit das Bildungsportal einen Rückschein erwartet, ist beim Hochladen des Dokuments die Option "Nachweisliche Zustellung" anzukreuzen. Nur dann wird das Dokument als "Rückschein ausständig" geführt und scheint in den Übersichten als offen auf, bis der Rückschein eingelangt ist.

Wurde die Option beim Hochladen vergessen, kann jedes Dokument auch nachträglich nachweislich zugestellt werden: Dazu wird beim Dokument der Rückschein heruntergeladen, ausgedruckt, ausgegeben und nach der Unterschrift wie gewohnt hochgeladen.

Bitte beachten: Durch das nachträgliche Herunterladen eines Rückscheins wird der Status des Dokuments nicht auf "Rückschein ausständig" gesetzt. Solche Dokumente scheinen daher bis zum Hochladen des Rückscheins nicht als offen in der Übersicht auf. Für eine vollständige Kontrolle sollte die Option "Nachweisliche Zustellung" daher bereits beim Hochladen gewählt werden.

Wie funktionieren die QR-Codes am Rückschein?

Jeder Rückschein enthält zwei QR-Codes:

• QR-Code des Dokuments (oben): Dieser Code verweist auf das zugehörige Dokument. Über diesen QR-Code kann das digitale Original des vorliegenden Dokuments aufgerufen werden.
• QR-Code für die Zuordnung (unten): Über diesen QR-Code kommen Sie per Scan direkt auf die Seite für den Upload des Rückscheins.

Bitte darauf achten, dass die QR-Codes beim Scannen vollständig, unverdeckt und gut lesbar sind. Rückscheine sollten daher nicht über die QR-Codes hinweg gefaltet, gelocht oder beschriftet werden.

Wie werden die Rückscheine hochgeladen?

Gesammelter Upload als PDF-Datei

1. Alle unterschriebenen Rückscheine mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät in eine einzige PDF-Datei einscannen. Die Reihenfolge spielt keine Rolle.
2. Im Bildungsportal die Übersicht "Alle Dokumente" bzw. "Meine Dokumente" öffnen.
3. Die Funktion "Rückscheine hochladen" wählen und die PDF-Datei hochladen.
4. Das Bildungsportal ordnet die einzelnen Seiten anhand der QR-Codes automatisch den Dokumenten zu und aktualisiert den Status der jeweiligen Einträge.

Einzelner Upload einer PDF-Datei

1. Analog zum gesammelten Upload als PDF-Datei lassen sich Rückscheine auch einzeln als PDF-Dokumente hochladen. Der Ablauf ist in diesem Fall ident.

Einzelner Scan per Smartphone

1. Im Bildungsportal die Seite für den Upload durch Scan des unteren QR-Codes auf Ihrem Smartphone öffnen.
2. Den unterschriebenen Rückschein vollständig und gut lesbar im angezeigten Fenster erfassen.
3. Das Bildungsportal ordnet den Rückschein anhand des QR-Codes automatisch dem Dokument zu und aktualisiert den Status des Eintrags.

Sobald ein Rückschein erfasst wurde, wird das Dokument in den Übersichten als zugestellt geführt. Der Rückschein kann jederzeit beim jeweiligen Dokument eingesehen und heruntergeladen werden.