Wie richte ich die automatische Schulbesuchsbestätigung ein?

Ab dem Schuljahr 2025/26 können über das Bildungsportal Schulbesuchsbestätigungen automatisch generiert werden. Schulen können diese Funktion konfigurieren, um sie an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Erfahren Sie in diesem Hilfetext mehr darüber, wie eine Schule die Funktion Schritt für Schritt konfiguriert.

Hinweis: Alle Bediensteten können die Funktion verwenden. Die in diesem Hilfetext beschriebene Konfiguration kann aber nur von berechtigten Personen vorgenommen werden. Dazu zählen: Schulleitungen, Bildungsportal-Admins, Personen mit der delegierten Rolle "Formulare". Mehr zur Vergabe von Berechtigungen erfahren Sie unter " Wie Sie Ihrem Team Rollen zuweisen ".

Konfiguration der automatischen Schulbesuchsbestätigung

Das Widget "Formulare"

Die automatische Schulbesuchsbestätigung wird über das Formularverzeichnis des Bildungsportals verlinkt. Dieses Formular wird zentral vom BMB verwaltet und allen Schulen automatisch angezeigt. Sie finden das Formular am Dashboard im Widget-Areal "Persönlicher Bereich".

Im Widget "Formulare" finden Sie zumindest die Schulbesuchsbestätigung. In diesem Widget werden alle für Sie relevanten Formulare verlinkt - unabhängig davon, ob sie von der Zentralstelle, den Bildungsdirektionen oder Ihren Schulen hochgeladen wurden. Wie Sie eigene Formulare für Ihre Organisation hochladen können, erfahren Sie im Hilfetext zu " Formulare im Bildungsportal ".

Klicken Sie auf den Link "Schulbesuchsbestätigung".

Die Detailansicht des Formulars

Das Formularverzeichnis zeigt bei Aufruf eines Formulars eine Übersichtsseite mit der Bezeichnung und einem Text. In diesem Fall besteht das Formular aus einem Webformular, bitte folgen Sie auch auf dieser Seite dem Link "Öffne Webformular".

Das Schulbesuchsbestätigungs-Formular

In diesem Schritt wird die Ausstellung einer konkreten Schulbesuchsbestätigung beschrieben. Sofern Sie die Funktion nur konfigurieren möchten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Einstellungen für dieses Dokument anpassen" und springen in dieser Anleitung zum nächsten Kapitel!

Nun sehen Sie das Formular, welches unmittelbar zur Erstellung einer Schulbesuchsbestätigung verwendet werden kann. Sofern Sie an mehreren Schulen über eine geeignete Rolle verfügen, können Sie unter "Aussteller" die gewünschte Schule auswählen. Außerdem können Sie optional im Textfeld "Zur Vorlage bei" angeben, ob die Schulbesuchsbestätigung zur Vorlage an einer bestimmten Stelle (bspw. Behörde) ausgestellt werden soll.

Als Bedienstete/r einer Schule können Sie für alle Schüler/innen eine Schulbesuchsbestätigung auslösen. Daher sehen Sie eine Auswahl mit allen Schüler/innen. Erziehungsberechtigte können aus ihren eigenen Kindern wählen, Schüler/innen generieren die Schulbesuchsbestätigung nur für sich selbst.

Um das Formular abschicken zu können muss die Kontrollbox über die Richtigkeit der Angaben ausgewählt sein.

Hinweis: Wenn Sie die Kontrollbox "Vorschau" auswählen wird ein PDF generiert ohne es zu signieren. So können Sie testen, ob Ihre Einstellungen zum gewünschten Ergebnis führen.

Konfiguration der Schulbesuchsbestätigung

Grundsätzlich gibt es zwei Abschnitte mit Einstellungen. Die "Bereichseinstellungen" regeln jene Einstellungen, die an der Schule für alle Dokumente gelten (für den Fall, dass weitere Dokumente zukünftig bereitgestellt werden). Unter "Spezifische Einstellungen" legen Sie das Verhalten der Schulbesuchsbestätigungsfunktion fest.

Unter "Bereichseinstellungen" können Sie den Briefkopf für Ihre Schule individualisieren. Die Adressdaten Ihrer Schule kommen direkt aus Schulen Online, etwaige Änderungen mit Ausnahme der Schulbezeichnung müssen daher dort erfolgen.

Hinweis: Den Namen der Schule können Sie direkt im Bildungsportal personalisieren. Bitte gehen Sie dazu auf ihrem Dashboard im Widget "Organisation" zu "Basisdaten". Berechtigte Personen können dort den Anzeigenamen der Schule anpassen.

Im Bereich "Spezifische Einstellungen" legen Sie fest, wie die Ausstellung von Schulbesuchsbestätigungen an Ihrer Schule geregelt werden soll. Sie haben folgende Auswahloptionen:

• Automatisch signieren und im Urkundenarchiv hinterlegen
  Mit dieser Auswahl wird eine Schulbesuchsbestätigung automatisch signiert und im persönlichen Urkundenarchiv zum Download bereitgestellt. Natürlich sehen auch Sie im Amtssignaturservice Ihrer Schule alle erstellten Dokumente und können diese im Nachhinein überprüfen.
• Für die elektronische Unterschrift durch die Schule vorlegen
  Mit dieser Option werden die Schulbesuchsbestätigungen generiert und im Amtssignaturservice der Schule zur Genehmigung vorgelegt. Alle zur Genehmigung berechtigten Personen der Schule erhalten eine Pushnachricht über offene Signaturen (einmalig bis zum nächsten Login am Bildungsportal). Sie können pro Schulbesuchsbestätigung entscheiden, ob Sie die Freigabe freigeben oder nicht. Nach einer Freigabe erhalten die Schüler/innen das signierte Dokument wie bei der automatischen Variante im persönlichen Urkundenarchiv.
• Direkt ohne elektronische Unterschrift herunterladen
  In diesem Fall wird lediglich ein Vordruck für eine Schulbesuchsbestätigung erstellt. Dieses Dokument kann selber ausgedruckt und herkömmlich mit Rundsiegel und Unterschrift gültig gemacht werden. Daher können Sie in diesem Fall angeben, ob links oder rechts neben dem Rundsiegel ein bestimmter Name aufgedruckt werden soll. Diese Variante stellt damit ein "Opt-Out" von der automatischen Schulbesuchsbestätigung dar.

Erzeugte Schulbesuchsbestätigungen herunterladen

Schüler/innen können die Schulbesuchsbestätigung am Dashboard unter dem Widget "Persönliches Archiv" herunterladen. Erziehungsberechtigte sehen ebenfalls das "Persönliche Archiv" ihrer Kinder.

Als Schule haben Sie im Widget "Amtssignierte Dokumente & Zustellungen" in "Alle Dokumente" die Möglichkeit, alle generierten Schulbesuchsbestätigungen (mit elektronischer Signatur) zu sehen.