Kurzanleitung für den Einstieg und die grundlegende Verwendung des SV-Reg Uploadservice

Hintergrundinformation: Das SV-Reg Uploadservice ist ein Werkzeug, um Schulen die Eingabe von Daten in das Schulverwaltungsregister (SV-Reg) zu ermöglichen, sofern keine Schulverwaltungssoftware der Schule zur Verfügung steht, um diese Eingabe automatisiert vorzunehmen. Die Verwendung des SV-Reg Uploadservice ist daher nicht für alle Schulen möglich. Für eine Abklärung wenden Sie sich bitte an support@bildung.gv.at.

Einstieg

Der Einstieg zum SV-Reg Uploadservice erfolgt über das Bildungsportal unter https://www.bildung.gv.at.

Direktoren und Direktorinnen finden im Widget Anwendungen die Möglichkeit das SV-Reg Uploadservice zu öffnen vor, sofern die Schule zur Verwendung autorisiert wurde. Sollte der Link nicht sofort ersichtlich sein, klicken Sie auf Alle anzeigen.

Dateneingabe

Die Dateneingabe bzw. Pflege beginnt mit dem Anlegen eines neuen Schuljahres. Anschließend können die Personen- und Beziehungsdaten entweder zentral importiert oder manuell eingepflegt werden.

Anlegen eines neuen Schuljahres

Bevor die Personendaten in das Tool importiert werden können, muss ein Schuljahr angelegt werden. Klicken Sie dazu auf der Startseite auf die Schaltfläche Neues Schuljahr.

Import der Personendaten

Hinweis: Durch den Import der Personendaten, werden die darin enthaltenen Klassen automatisch miterzeugt. Die manuelle Anlage von Klassen ist nur notwendig, wenn die Importfunktion nicht genutzt wird.

Um Personendaten zu importieren, klicken Sie im jeweiligen Schuljahr auf Personen und anschließend auf Daten importieren.

Eine Vorlage für den Import erhalten Sie mit einem Klick auf Leere Vorlage herunterladen. Diese Datei können Sie anschließend in Excel mit Ihren Daten befüllen und für den Import nutzen. Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung der Spalten der Importdatei zu den Datenfeldern der Software über die Spaltenbezeichnung erfolgt (nicht über die Reihenfolge).

WICHTIG: Wenn Sie die Importdateien in Excel erstellen bzw. befüllen, speichern Sie diese im Format "CSV – Trennzeichen getrennt".

Die befüllte Excel-Datei können Sie über Datei auswählen (1) selektieren und anschließend über Daten importieren (2) hochladen. Den anschließenden Warnhinweis bestätigen Sie mit Ok (3).

Sie erhalten nach dem erfolgten Import eine Übersicht über den Erfolg des Imports. Sollten einzelne Einträge nicht importiert worden sein, finden Sie diese im Reiter Fehlerhaft. Diese müssen korrigiert und erneut importiert werden.

Import der Beziehungen

Um die Beziehungen (Erziehungsberechtigte zu Schülern und Schülerinnen) zu importieren, klicken Sie im jeweiligen Schuljahr im Menü auf Beziehungen und anschließend auf Daten importieren.

Der restliche Prozess verhält sich analog zum Import der Personendaten (siehe vorheriger Abschnitt).

Manuelle Datenanlage / -pflege

Um Daten manuell eingeben oder ändern zu können, klicken Sie im gewünschten Schuljahr auf die jeweilige Daten Art.

Klassen und Beziehungen können direkt über die Tabelle gepflegt werden. Speichern Sie neue oder geänderte Einträge, indem Sie auf den blauen Haken klicken.

Bei Personendaten werden Sie durch einen Klick auf die Bearbeiten-Schaltfläche oder bei der Anlage einer neuen Person auf ein eigenes Formular weitergeleitet.

Übermittlung der Daten an SV-Reg

Wenn alle Daten für das jeweilige Schuljahr gepflegt wurden, können sie entweder auf der Seite des Schuljahres oder über die Startseite die geänderten Daten an "SV-Reg" übermitteln.

Im Statusfeld auf der Startseite oder im Schuljahr erhalten Sie immer Auskunft über den Status der Datenübertragung. Über Aktualisieren können Sie diesen Status erneut abfragen.

Klicken Sie im Schuljahr auf die letzte Datenübermittlung oder im Bereich Datenübertragungen auf die jeweilige Übertragung, um detaillierte Informationen zur Übertragung zu erhalten.

BPK-Daten abrufen

1. Nach der Übermittlung werden BPK-Daten (bPK BF, vbPK BF und vbPK AS) zurückgespielt. Bitte beachten Sie, dass die BPK-Daten einmal täglich in der Nacht aktualisiert werden.
2. Um bPK-Daten nachträglich zu aktualisieren: Klicken Sie im Schuljahr auf bPK-Daten aktualisieren.
3. Die bPK-Daten sind bei den Schülerdaten einsehbar (unverschlüsselter bPK BF nur mit ersten Zeichen sichtbar).

Anhang

Felder der Personen-Importvorlage

1	PersonID*)	Eindeutiger Schlüssel zur Identifikation der Person (kann frei definiert werden sofern aus einem anderen System keine ID generiert wird. Wichtig ist nur, dass die PersonID eindeutig ist und nicht nochmals vorkommt)
2	PersonTypeID*)	Rolle der Person 1 = Lehrer / 2 = Schüler / 3 = Erziehungsberechtigter
3	Title	Anrede
4	Surname*)	Familienname
5	Firstname1*)	Vorname(n)
6	Middlename	Zwischenname
7	GenderID	Geschlecht k = Keine Angabe / f = Weiblich / m = Männlich / d = Divers / i = Inter / o = Offen
8	DateOfBirth*)	Geburtsdatum, Format = dd.mm.yyyy
9	JobTitle	Berufsbezeichnung
10	Degree1	Vorangestellter akad. Grad
11	Degree2	Nachgestellter akad. Grad
12	E-Mail (1)	Erste E-Mail-Adresse
13	E-Mail (2)	Zweite E-Mail-Adresse
14	Telefonnummer (1)	Erste Telefonnummer
15	Telefonnummer (2)	Zweite Telefonnummer
16	Außerordentliche Person?	ja / nein (nur bei Schülern)
17	Klassenvorstand der Klasse	ja / nein (nur bei Lehrern)
18	SAP Personalnummer	SAP Personalnummer (nur bei Lehrern)
19	StudentId	ID des Schülers (nur bei Schülern)
20	SocialInsuranceNumber	Sozialversicherungsnummer
21	SFKZ	Schulformkennzahl (4-stellige Zahl) (nur bei Schülern)
22	CareerFrom	Beginn der Ausbildung Format = dd.mm.yyyy (nur bei Schülern)
23	CareerTo	Ende der Ausbildung Format = dd.mm.yyyy (nur bei Schülern)
24	StateID	Ausbildungsstatus 1 = Aktiv / 3 = Abgeschlossen / 4 = Abgebrochen (nur bei Schülern)
25	DateOfExam	Datum der Abschlussprüfung der Ausbildung Format = dd.mm.yyyy (nur bei Schülern)
26	SchoolLeavingExamDate	Zeugnisdatum der bestandenen Schulabschlussprüfung / Schulabschluss- und Diplomprüfung Format = dd.mm.yyyy (nur bei Schülern)
27	ClassId	KlassenID (nur bei Schülern)
28	ClassName	Name der Klasse z.B. A1, B2, C4 (nur bei Schülern)
29	UntisName	Name der Klasse in Untis
30	Level	Schulstufe (nur bei Schülern)
31	CareerDetailFrom	Beginn der Laufbahn Format = dd.mm.yyyy (nur bei Schülern)
32	CareerDetailTo	Ende der Laufbahn Format = dd.mm.yyyy (nur bei Schülern)
33	Street*)	Straße der Wohnadresse
34	Number*)	Hausnummer der Wohnadresse
35	Zip*)	Postleitzahl der Wohnadresse
36	City*)	Stadt der Wohnadresse
37	Country*)	Land der Wohnadresse
38	Floor	Stock der Wohnadresse
39	DoorNumber*)	Tür der Wohnadresse

^*) Pflichtfelder

Hinweis: Die erste Adresse ist immer der Hauptwohnsitz der jeweiligen Person. Sie können bis zu drei Adressen pro Person eingeben. Die Felder für die weiteren Adressen sind in der Importvorlage enthalten.

Felder der Beziehungen-Importvorlage

1	PersonFrom*)	PersonID der erziehungsberechtigten Person
2	PersonToID*)	PersonID der Schülerin oder des Schülers
3	PersonRelationTypeID*)	Art der Beziehung 1 = Mutter / 2 = Vater 3 = Schwester / 4 = Bruder 5 = Großmutter / 6 = Großvater 7 = Sonstige
4	LegalGuardian*)	Erziehungsberechtigt ja / nein

^*) Pflichtfelder